이번에는 시간 관리 일지에 관하여 말씀 드리겠습니다.

이 내용은 월간 마이크로소프트웨어에 소개된 내용과 PSP(Personal Software Process)에 관련한 책을 참고하여 작성한 것입니다.

프로젝트를 시작하기 전이나 진행하는 중간에 “언제쯤 완료될까요?” 라는 질문을 많이 받게 됩니다. 그런데 막연하게 어느 정도 걸릴 것 같다는 이야기만 할 수 있지 구체적으로 몇일이 소요된다고 대답하기 어렵습니다. 프로젝트 일정이라는 것은 있지만 어떠한 기준으로 책정이 된 것인지 알 수 없는 경우가 대부분 입니다. 또 항상 일정이라는 것이 진행을 하다보면 작업할 수 있는 시간이 턱없이 부족하게 됩니다.

어떤 업무나 프로젝트의 실제 작업시간을 정확히 알 수 없는 여러 가지 이유가 존재합니다. 회의가 필요이상으로 많다거나 전화업무가 너무 많다거나 해서 시간을 빼앗기는 경우가 적지않게 발생합니다.

그 중에 가장 큰 이유가 단위업무를 마치는데 필요한 시간을 정확히 알지 못해 전체적인 프로젝트의 소요시간을 측정할 수 없는데 있습니다.

저도 업무를 진행하다 보면 이 정도의 작업량이면 어느 정도의 기간이 필요한지 정확하게 이야기 하기 어려웠습니다.

PSP 에서 제시한 방법이 여러가지가 있는데 책을 보면 뒷부분에서는 ‘정말 복잡하게 관리하는 구나’ 라는 생각이 들 정도로 기재하는 사항이 많아지게 됩니다. 개인적으로는 그렇게 까지 적용하기는 무리인 것 같아 대강의 시간을 파악할 수 있는 시간관리일지를 간략하게 정리하여 기록해 보기로 하였습니다.

일자별로 단위업무를 기재하고 시작하는 시간과 종료하는 시간을 기록하고 순수하게 걸린 시간을 계산합니다. 이 때 시작한 작업과 관계없는 일에 소요된 시간을 따로 기록합니다. 예를 들어 갑자기 손님이 오셨다거나 다른 동료의 질문에 답한 시간등을 기록하여 전체 시간에서 빼줍니다. 그러면 순수하게 작업한 시간을 알 수 있습니다. 현재 진행하고 있는 프로젝트에 적용해 보시기 바랍니다. 아마 놀라운 결과를 보시게 될 겁니다. 저의 경우에는 실제 업무에 집중하는 시간이 생각보다 적어 많이 놀랐었습니다. 대부분 한가지 일에만 몰두할 수 있는 환경이 되지않아 생각보다 많은 시간을 빼앗기게 된다는 것을 알 수 있습니다.

이런식으로 하루하루 자료를 쌓아가다 보면 ‘이정도 난이도의 작업은 내가 하면 이 정도 시간이 필요하겠구나’ 라는 판단이 서게 됩니다. 여기에 업무외에 발생하는 시간을 더하여 프로젝트를 진행하는데 어느 정도 정확한 시간을 알 수 있게 됩니다.

처음에는 귀찮기도 하고 기록하는 것도 잊어버리곤 하는데 하루하루 쌓아가다 보면 훌륭한 자료가 됩니다. 엑셀로 되어 있는 샘플파일을 참고 하시면 이해가 되실 겁니다. 여기에서 인터럽트 시간은 작업외에 소요된 시간을 기재하시면 됩니다. C는 완료된 단위작업 수, U는 완료되지 않은 단위작업 수 입니다. 아래의 도서를 참조하시면 더 많은 관리 방법을 접해보실 수 있습니다.

제가 참조한 도서는 퍼스널 소프트웨어 프로세스(psp)입문:introduction to the Personal Software Process 피어슨에듀케이션코리아 Watts S. Humphrey 입니다.

꼭 한번 읽어 보시기 바랍니다.

다운로드 : 시간기록일지

그동안 6회에 걸쳐 모자란 실력이지만 ASP로 작업하면서 느꼈던 부분과 제가 가지고 있는 노하우를 적어 보았습니다. 뛰어난 실력을 가지신 분들이 보면 장난에 불과하겠지만 어려움을 겪고 계시는 초보분들에게는 도움이 될 수 있는 내용이라고 생각합니다. 많은 분량은 아니지만 생각보다 시간이 많이 걸렸습니다. 이 정도의 글을 쓰는데에도 많은 시간이 걸리는데 두꺼운 책을 쓰시는 분들을 생각하면 정말 대단하신 분들이라는 생각이 저절로 듭니다. 아무쪼록 저의 글이 많은분들께 도움이 되었으면 하는 바람입니다. 조만간 다른 주제로 찾아 뵙겠습니다.